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内部控制:从纲举目张到无为而治

/周治国   

 

前言:

 

凡内部控制者,必以控为先,后形以制;控,规矩方圆;制,格物致理。控制相谐,知行合一,乃思愈远、行有方、文同源,必纲举目张达无为而治矣!

 

一、    为学日增,为道日减

 

每当有人看到这个标题的时候,首先想到的一句话是:大道至简,并为企业内部粗放式的管理找到了充足的借口,其实这仍然是中国传承的几千年来个人英雄主义的做法,所谓榜样,要的效果是树立榜样的文化传承,带动更多的人融入其中,而不仅仅是供人观瞻或受人嘲讽。大道至简的基本前提是为学日增,在足够的量变过程中,它会形成一种团体文化,在后来的加入者,即使没有去阅读这些条条框框,他仍然会按照企业既定的原则去做事。内部控制也必然要经历这样一个过程。

 

改革开放30年来,中国企业普遍发生的现象是,一个人决定企业的生死。所以能人显得尤其可贵,但是能人并不能活万岁,所以好多企业不能久长。主要的原因就是缺乏内部控制系统的制衡,不能形成相互制约的业务组织形式和职责分工制度,长期在各部门主管拍脑袋的决策过程得不到流程的遏制和提醒,必然会给企业引向灾难性的局面。

 

那么作为控制程序首要前提是为学日增,意思是充分建立各个职责环节的衔接与监督系统,合理的设置职能部门,明确各部门的职责,建立财务控制和职能分离体系。 最终达到让制度形成一种习惯,习惯形成一种文化,这样才会形成由管控到制度的工作流程体系。

 

二、    事无巨细、删繁就简

 

  有一本书叫《细节决定成败》,还有一本书叫《战略决定成败》,这两种描述很是让人纠结,到底谁决定成败呢?从企业内控的角度来说,当然前者更为重要。但是没有战略,所谓的细节内控也是白忙活一场。

 

  我们如何理解事无巨细的内控体系呢?它是在企业战略的前提下,所做的规范战略的进度和方向性的工作,使之在既有的轨道上前行。

 

  内控主要的过程是三个方面,一个是事前防范,一个是事中控制,还有一个是事后监督。它不但能够规范战略的进度和方向,还能对人、财、物达到最大化的优化配置,从而减少无谓的内耗。

 

  内控从最初的财务角度最终泛化到企业管理层面,逐渐将企业从人治的泥塘中带入法治的大道上。这就模仿了美国的政治体系,就是让一头猪去当总统,国家亦不会发生大乱。但是内控的最高境界乃是中国人提倡的“德行天下”或者是某位企业老板说的“小胜靠智、大胜靠德”。但是这需要一个过程,所谓的求贤才以德为先,这是需要一个前提条件的,就是它能够接受该组织的内控体系,在内控体系的平台上,发挥自己的优势,为企业创造利益。比如三国时代的庞统,他并不能接受一个组织的文化,即使才能再高,最终只能殒命落凤坡。一旦内控体系在一个企业形成了一个文化积淀后,那么平常员工所认为的内控繁琐其实就变成了一种工作习惯,这样我们才能从事无巨细过渡到删繁就简的局面。因为习惯不需要控制,那么此时战略显的更为重要。

 

三、    各司其职、人尽其责

 

  作为普通的员工,如何去响应公司的内控体系建设,我个人觉得最重要的一点就是各司其职、人尽其责。也就是说,在你的岗位上将工作发挥的最出色。没有一个人能做所有的事,每个人将自己的事情做好了,团队就有希望提升战斗力。

 

  团队在个人发挥的基础上如何提升战斗力,说白了还得依靠内控系统来取得各部门的协作和外在风险的规避。

 

  比如销售部门,只要将自己的业绩做好,便是对企业最大的贡献。但是销售又是一个背后需要协作的岗位,比如如何规避合同风险?如何规避资金往来风险?如何规避企划宣传导致的销售风险?如何规避市场进度风险等等这些,都需要一个内部控制系统来让你的职业生涯和企业的事业生涯健康有序的发展。

 

  但是做为销售人员,他必须清楚的了解公司的内控体系和内容,知道在哪个环节会有协助的力量出现,或者内控体系中会主动在他前行的过程中,不断地对他进行提醒。这样一个销售人员才不会被陌生的一个环节带入失败的境地。

 

  用非常通俗的话讲,所谓内控,并不是一般人理解的,对员工的一种约束和管理,这是最初级阶段的内控。内控最终的本质是告诉每一个职工:你不是一个人在战斗! 从战略上讲是对企业负责,从战术上讲,是对职工的职业生涯负责。

 

 

 

四、    他山之石 、与时俱新

 

随着信息化时代的到来,内控体系又迎来了一个新工具,那就是信息化管理,如OA办公系统,如K3财务系统、如ERP环境下的综合业务功能系统。

 

在信息化环境下,业务处理程序被大大简化,大部分手工处理改由计算机完成。通过程序代码的设定,能做到符合每个企业特色要求的控制体系的优化。这让无纸化办公成为现实。

 

信息化时代的内控系统改变了企业内部的组织结构体系,管理结构变的扁平化、流程化,决策者和执行者能够快速沟通,企业的内部控制层次明显减少,控制责任更加明确,控制效率更高,信息化的应用增强了企业内部控制的灵活性, 使得信息无论处于何处都可以被企业内外部人员比较容易地获得。

 

 

五、    以人为本、塑造文化

 

  不管在内控体系上我们使用传统的手段还是借助于新科技,但最终的指导思想还是以人为本,激发员工的创造力,而不是扼杀思想、使之做事情畏畏缩缩。

 

  那么如何做到让合适的人做合适的事,并使之年复一年的得到提升?那就是我们的内控必须形成一种文化,一种组织的文化,相信组织,一切皆有可能!

 

  如何做到内控的正确和合理性,这其实是一种大众的参与过程,并不断修正,使之更符合各个职能的发挥,从而形成一种职能文化。

 

  文化其实是一种信仰,这个世界上最厉害的不是原子弹,而是文化。中国作为几千年古国虽动荡频仍但不灭而生机勃勃,而是来源于文化的同化力。作为企业的内控,本身起步于事无巨细到后来的删繁就简,并不是省略了流程,而是形成了一种文化体系,让组织当中的人将参与内控当作了一种习惯,而没有必要特地在他的办公桌上贴上“三大纪律、八项注意”。 只有将内控提高到了文化的高度去做,那么那种“救火式”的制度才会杜绝,各项政策才能顺利执行。

 

 

 

结束语:

 

人法地,地法天,天法道,道法自然,人各任其能,竭其力,以得所欲,道之所符、自然之验,凡此内控,经此规律,必上升为点万化而成其材。

 

 

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  • 毛经理
    毛经理 : 我的企业博客刚刚建立,希望大家多加我好友,多来我的博客看看

    2011-08-10 07:54

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